A gestão operacional de um negócio consiste no acompanhamento de todas as funções que lidam diretamente com a disponibilização e produção de serviços ou bens da empresa. Ela faz parte do nível de gestão estratégico (ou institucional) e inclui a definição de métricas, políticas, objetivos gerais etc.

Essa atividade é fundamental para o sucesso e produtividade de qualquer negócio, mas diversos gestores deixam de aplicá-la por não saberem como implementá-la, deixando o futuro do negócio à mercê da sorte. Para evitar esse problema, criamos este conteúdo em que explicamos a relevância da gestão operacional, como implementá-la no negócio, seus benefícios e quais ferramentas permitem alcançar esse objetivo. Confira!

Qual é a importância de uma gestão operacional?

Uma empresa funciona como um organismo vivo cuja sobrevivência dependerá do trabalho harmonizado dos seus colaboradores e administradores. Eventuais problemas operacionais em um setor podem impactar outros interdependentes, o que provoca uma reação em cadeia em retrabalhos, desentendimentos, erros etc.

A gestão operacional traz uma visão ampla de todas as equipes produtivas da organização, o que permite o aperfeiçoamento contínuo e acompanhamento das atividades realizadas em todas suas etapas. Assim, uma gestão operacional eficiente reflete nos resultados da empresa em diferentes aspectos:

• aumenta a satisfação dos clientes, reduzindo objeções;
• eleva a procura por produtos ou serviços;
• melhora o engajamento;
• aumenta a produtividade;
• maximiza os lucros;
• entre outros.

Quando bem aplicada, essa gestão traz a identificação instantânea dos desalinhamentos e possibilidade de correção rápida dos problemas, o que restaura do equilíbrio do sistema organizacional, evita danos à imagem, conflitos internos e perda de clientes.

Como implementar uma gestão operacional no negócio?

Não basta investir na estratégia comercial para que a empresa alcance resultados, é necessário alcançar uma boa gestão operacional, focando na excelência das execução dos processos da empresa, bem como melhorar as ferramentas de controle para conseguir monitorar e mensurar os processos de forma constante.

Para isso, o gestor deve tomar como base um ciclo de atividades baseadas no planejamento, na organização, direcionamento e controle da empresa. Entenda o desdobramento de cada uma delas abaixo.

Planejamento

A elaboração de um plano de negócio é essencial em qualquer sistema de gestão. Para desenvolver esse planejamento, faça pesquisas, reuniões e consultas que objetivam apresentar todas as premissas e características da organização e dos canais de distribuição. As informações coletadas servirão como base para a gestão organizacional, determinação de metas e objetivos, como também a forma para alcançá-los.

Organização

Essa etapa consiste em organizar as informações recolhidas e delimitar as operações dos colaboradores, o que é feito ao definir:

• o papel de cada cargo e etapa na produção;
• como as funções se relacionam;
• a forma de integração entre os colaboradores.

Por exemplo, um setor poderá apresentar uma dependência maior nas atividades executadas por outro, que também impacta nas operações de um terceiro setor. Mas a organização das relações facilitará a identificação dos problemas e a realização de ajustes.

Direcionamento

Aqui é preciso definir e focar um objetivo único para os colaboradores, ou seja, um direcionamento que contenha as metas e objetivos em comum. Esse rumo servirá de parâmetro central e garantirá a sincronia entre as diferentes equipes de trabalho da empresa.

Também é interessante que a empresa tenha criado sua identidade e cultura organizacional, que são os princípios e valores que ditarão a atuação dos colaboradores. Ao unir esses fatores com uma liderança firme e clara, será mais fácil engajar a equipe.

Controle

A última etapa consiste na implementação de ferramentas de controle que garantem o monitoramento constante das operações realizadas. Uma boa administração envolve a aplicação de indicadores de desempenho (KPIs), no acompanhamento dos resultados e outros parâmetros.

Quais são os benefícios de uma gestão operacional eficaz?

São diversas as vantagens conquistadas com a implementação de um sistema de gestão operacional, sendo que elas estão diretamente ligadas ao controle mais rígido e melhor alcance de resultados. Confira quais são elas a seguir.

Acompanhamento dos relatórios de venda

Um dos maiores desafios dos administradores é acompanhar o número de vendas, principalmente se há muitos canais de distribuição e equipes remotas. O gestor precisará mensurar os dados das unidades, verificar os produtos mais lucrativos, os vendedores mais produtivos etc.

É inviável realizar todas essas atividades manualmente, já que consomem muito tempo e capital, além das informações estarem suscetíveis a erros. A tecnologia automatizará diversas operações, o que maximiza a produtividade e garante uma gestão operacional eficiente.

Controle dos produtos estocados

A administração das vendas anda ao lado do controle do estoque, já que o ritmo de produção de determinados itens será de acordo com a demanda do mercado. Nesse aspecto também é importante fazer a rastreabilidade dos produtos, que consiste no acompanhamento de todas as etapas de produção, desde a negociação com fornecedores por matérias-primas até a venda ao consumidor final.

Otimização do processo de compra

Uma boa gestão operacional possibilita a realização cotações com fornecedores, permitindo encontrar o preço ideal e firmar contratos mais vantajosos.

Simplificação da gestão financeira

A gestão operacional tornará o controle das finanças mais fácil e concreto, pois os administradores conseguirão medir seus resultados em tempo real, integrar as vendas com as contas a receber, entre outras operações.

Também há aperfeiçoamento da gestão das contas a pagar, fazendo com que o fluxo de caixa será mais confiável e otimizado, o que permite que a empresa se organize para cumprir seus objetivos a longo prazo.

Quais ferramentas e estratégias são necessárias para conseguir os benefícios?

Além de não ser possível fazer uma essa gestãode forma ágil, econômica, segura e se erros manualmente, não será qualquer programa que garantirá os benefícios listados. Por exemplo, realizar uma gestão por simples planilhas no Excel, trata-se de um programa de difícil utilização e manutenção, como também tem funcionalidades limitadas.

Para qualquer comércio ou indústria que trabalha com canais de vendas, sejam diretos ou indiretos, é preciso utilizar um aplicativo de Trade Marketing Digital, ferramenta que permite o oferecimento de campanhas de incentivo, gamification das vendas, indicadores de desempenho (KPIs), controle financeiro, das vendas e mais.

A implementação de uma boa gestão operacional pode ser um grande diferencial para que seu negócio alcance o sucesso almejado, mas para isso, é fundamental contratar o aplicativo adequado para atingir esse objetivo.

Assine nossa newsletter agora para entrar no nosso fluxo de email e se manter atualizado com nossos conteúdos! É gratuito!